Sitzungsdurchführung

hand stift block

Die Anforderungen an die Durchführung und Dokumentation einer Sitzung sind vielfältig. 

Momentan wird die Sitzung häufig auf der Basis von Papier durchgeführt und handschriftlich dokumentiert. Einzelne Tagesordnungspunkte werden durch Präsentationen oder anderen digitalen Informationen unterstützt. 

Die Protokollierung erfolgt handschriftlich, teilweise auch stichpunktartig digital. Im Anschluss an eine Sitzung erfolgt die Fertigstellung zu einer ausformulierten Entscheidung. Aus allen Entscheidungen wird ein Protokollentwurf erstellt und durch die verantwortlichen Teilnehmer korrekturgelesen. Am Ende werden die geänderten Entscheidungen zu einem vollständigen Protokoll zusammengefasst.

Das vollständige Sitzungsprotokoll wird in der nächsten Sitzung beschlossen, spätestens dann erhalten die Empfänger zu einzelnen Tagesordnungspunkten einen individuellen Protokollauszug mit den Ergebnissen. 

Unter Umständen existiert noch ein Verteilerkreis, der über die Ergebnisse einer Sitzung mit einer Protokollkopie informiert werden muss.

 Bis ein Sitzungsprotokoll verteilt werden kann, muss einiges passieren!